规章制度

广东开放大学(广东理工职业学院)采购管理办法(试行)

发布者:  时间:2018-10-11 09:20:50  浏览:

 粤开大资〔2018〕6号

第一章  总 则

  第一条  为了进一步规范学校采购工作,明确部门职责,提高采购工作质量和效率,促进廉政建设,维护学校利益,根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《广东省教育厅关于省直教育系统政府采购管理的实施细则》等法律法规,结合学校工作实际,制定本办法。
  第二条  学校使用财政性资金及学校管理的非财政性资金进行采购货物、服务和工程的行为均适用本办法。属学校基建及大型改建扩建工程项目且由公共资源交易中心实施招标采购的项目除外。
  第三条  本办法所称采购,包括政府采购和校内采购。政府采购是指执行国家、省有关政府采购法规、政策和文件等的采购活动;校内采购是指在参照政府采购法规、政策的基础上,执行学校有关采购工作规章制度的采购活动。校内采购工作不得违背上级有关法规和政策要求。
  第四条  所有采购项目在编制采购方案之前,须由采购项目申请单位(部门)进行广泛的市场调查,按规定完成项目的立项、论证和审批,落实项目资金或预算后进入采购流程。
  第五条  学校采购工作应做到“经费落实、需求清楚、严格审批和流程规范”。坚持贯彻落实“程序正义、权力制衡、终身留痕”的廉政风险防控精神。

第二章  组织机构及职责


  第六条  学校实行决策、执行和监督三分离的采购管理体制。学校党委会和校长办公会是学校采购活动的最高决策机构,负责审定学校的采购管理制度、采购项目立项以及采购工作重大事项的研究与决策等。学校的采购职能部门负责实施具体的采购工作;监察、审计和财务等部门负责履行对采购工作的监督职责。
  第七条  资产与设备管理处(招标与采购中心)是学校的采购职能部门,在采购工作中的主要职责是:
  (一)统筹政府采购项目和校内采购工作。包括采购项目计划申报、采购文件的编制和会审,招标采购工作的组织实施,采购结果的处理等各项工作。
  (二)负责依据政府采购法律法规、政策,实施货物、服务和工程项目采购工作;负责委托招标代理机构及实施采购活动。
  (三)负责依据学校有关规章制度、规定和要求,对适用校内采购的货物、服务和工程项目实施采购工作。
  (四)负责学校采购档案管理工作。
  (五)负责学校相关采购信息的公开工作。
  (六)负责对学校采购项目在采购过程中有关询问、质疑等的处理。
  第八条  监察处、审计处和财务处负责对学校的采购活动进行管理监督、经济监督、预算指标及经费管理工作。
  (一)监察处负责指导和协助相关部门查找采购工作的廉政风险点、制定与完善防控措施,维护和营造采购工作的公平、公开、公正的竞争环境,受理相关投诉事宜。
  (二)审计处负责对招标文件的经济性、合理性、公平性进行审计监督;为采购决策、管理、执行提出审计建议。
  (三)财务处负责政府采购预算指标上报,监督合同付款方式。对未履行审批手续、经费未落实的采购项目或未按本办法规定进行采购的项目不予付款。
  第九条  其他业务归口职能单位(部门)根据部门职责和相关规定,负责和参与采购管理工作,包括采购项目的合同签订、采购项目的验收等有关工作。具体是:
  (一)实训中心负责学校实训室建设项目立项、实训室建设项目预算管理、实习实训耗材的采购统筹、审批等相关工作。
  (二)基建与后勤管理处负责学校机动车、物业、食堂承包经营、电气故障维修、家具、物资设备等采购项目的统筹、立项、采购申报等,负责学校基建、大型改扩建工程及零星工程项目的统筹、立项、采购申报等。
  (三)图书馆(学习资源中心)负责学校图书资源建设、图书、杂志与期刊等采购统筹、方案制定、项目立项和采购申报等。
  (四)网络信息服务中心负责校园网建设、网络设备与维护等采购统筹、方案制定、项目立项和采购申报等。
  在采购项目组织实施归口不明确的情况下,根据学校工作实际由学校党委会、校长办公会或主要校领导指定采购项目业务归口职能单位(部门)。
  第十条  学校采购实行业务归口职能单位(部门)和项目负责人负责制。项目申请部门负责采购项目的需求调查、项目立项与论证、合同签订与项目验收及管理使用等工作,必须指定部门人员担任项目负责人,项目负责人具体承担项目承办及项目的联络工作等。
  由项目负责人申请立项的科研、课程资源建设等其他采购项目,则由项目负责人承担相关的工作。

第三章  政府采购


  第十一条  政府采购是指学校使用财政性资金、采购项目属于广东省制定的政府集中采购机构采购项目以内的、或符合政府采购限额标准范围,必须执行政府采购相关法规、政策和文件的采购方式。符合政府采购条件、范围的采购项目必须严格执行和遵照政府采购相关法规、政策和文件。
  政府采购品目与采购限额标准,依据最新的广东省政府采购目录及限额标准确定,并随上级相关政策进行调整。
  第十二条  任何部门、任何个人不得将政府采购中应当执行公开招标方式采购的货物、服务、工程等化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。
  第十三条  属于政府集中采购机构采购项目以内由集中采购机构实施的政府采购项目,其采购方式包括有批量集中采购、电商直购、定点采购、网上竞价、协议采购、公开招标等。按照上级有关政府采购政策与要求,政府采购的项目按照特定品目分类、限额要求等规定执行相应的采购方式。达到公开招标限额的,应依法委托政府集中采购机构(广东省政府采购中心)实施公开招标。
  第十四条  属于政府集中采购机构采购项目以外、达到政府采购限额标准及以上的,须按规定执行委托招标代理机构实施采购(以下简称委托采购),其采购方式有:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、竞争性磋商及法律规定的其他采购方式。委托采购的招标代理机构应在主管部门公布的范围内。学校须与招标代理机构签订委托代理协议,招标代理机构须在委托代理协议范围内实施采购。
  第十五条  执行委托采购的,原则上以公开招标为主;符合公开招标规定的,须严格执行公开招标;未达公开招标限额,若采取其他采购方式更有利于满足采购需求的、或按规定转变采购方式的,由采购职能部门提出,经采购职能部门分管校领导审批后实施。
  第十六条  采购工作的实施,须由项目负责人代表项目申请部门向采购职能部门提供采购项目相关的材料,项目申请部门负责人需对材料的准确性、真实性、合法合规性等负责。材料包括:
  (一)采购项目审批手续的批准文件(含可行性报告、项目论证报告等)。
  (二)采购项目经费预算或已落实资金的证明文件材料等。包括年度经费预算、经费审批表、经费来源材料或文件等。
  (三)《采购项目需求书》(以下简称需求书)。按规定的需求书模版填报,内容包括采购项目内容、资质要求、技术要求、商务要求与服务要求、付款方式等,需求书必须客观、具体、明确,不得有违反政府采购相关法规、政策及上级有关规定和要求。
  (四)其他相关材料。对于金额较大的维修改造工程、装修装饰工程项目,应附施工图纸及工程预算书等工程资料。
  第十七条  采购职能部门负责对政府采购项目执行采购平台填报采购计划等,经审批备案后进行委托采购。
  第十八条  执行委托采购项目的采购文件(含招标文件、谈判文件和询价文件等)由招标代理机构编拟,并经采购职能部门、项目负责人、项目申请部门、审计处及采购职能部门分管校领导进行审签后依法进行公示、公告。
  第十九条  采购职能部门在学校评标专家库中以随机方式抽选一名非项目申请部门的专家参加评审或担任谈判代表,采购职能部门派一名工作人员参与采购项目的唱标及资格性审查工作等。
  第二十条  政府采购项目的评审结果应在5个工作日内,经项目负责人、项目申请部门及采购职能部门确认后确定中标供应商,并依法进行公告。采购职能部门在确定中标供应商后两个工作日内,将相关的采购文件、材料移交项目负责人或项目申请部门,由项目申请部门与中标供应商商议合同文本及提请合同会签。合同签订时间自中标通知书发出后不得超过30天。采购文件、投标文件及采购过程中所补充形成的有关材料,均属于合同的重要组成部分,与合同享有同等法律效力。

  
第四章  校内采购


  第二十一条  校内采购是指不属于政府集中采购机构采购项目范围、在规定的限额范围内执行校内采购相关制度的采购方式。凡政府采购之外的采购项目,按规定执行校内采购。校内采购不得与政府采购法规与政策相违背。
  第二十二条  所有校内采购的项目在执行采购前,都须按规定经项目立项审核和落实经费预算,由项目申请部门按规定提交采购需求书后进入采购工作流程。
  第二十三条  校内采购方式有委托采购、校内招标、校内谈判、平台采购、单一来源采购、校内询价、部门自行采购及学校规定的其他采购方式等。校内采购方式的规定、流程与要求参见本章相关内容。
  委托采购是指根据校内采购项目预算额度与范围,以协议的方式委托代理机构实施采购的方式。对委托采购代理机构的选择、采购文件的编制及招标采购工作流程与要求等,参照政府采购委托代理相关规定执行,委托采购原则上执行公开招标方式。
  平台采购是指按规定主要由采购职能部门统一实施采购的项目,在广东省教育部门零散采购竞价系统、广东省教育部门协议采购电子管理系统及全国高校竞价网(含广东开放大学(广东理工职业学院)竞价采购平台)等电子平台完成采购的采购方式。
  第二十四条  按采购项目类别与预算限额范围(预算限额范围与执行方式随上级政策和规定作相应调整)执行相应的采购方式:

 

1、本表中所指货物、服务与工程项目均限指政府采购通用类外的所有项目。政府采购通用类项目参照“广东省2017年政府集中采购目录及采购限额标准”(粤财采购[2016]7号)。

2、实训耗材、课程资源建设项目耗材的采购,须按学校相关规定由采购职能部门统一采购。


  第二十五条  若选择其他采购方式更有利于完成采购活动的校内采购项目,预算金额50万元(不含)以内的,由采购职能部门根据项目实际情况确定采购方式;预算金额50万元(含)至100万(不含)的,须由采购职能部门分管校领导审批后调整采购方式。
  第二十六条  采购项目严格按照立项和审批预算执行。同一年度、同一预算、同一品目的项目,不得化整为零或者以其他任何方式规避规定的采购方式,确因特殊原因需分开实施的,应以书面方式说明。
  第二十七条  实训耗材的采购,按《广东理工职业学院实习实训耗材采购管理办法》(粤理工资〔2017〕1号)相关规定办理。
  第二十八条  校内招标是指以公开发布招标文件的方式,邀请不特定的供应商参加投标,按规定的方法与标准择优确定中标供应商的一种校内采购方式。具体按以下规定和要求:
  (一)项目申请部门提交采购需求材料。包括“需求书”、立项审批和经费预算落实文件材料等。
  (二)编制和会审招标文件。由采购职能部门编制招标文件并会同相关部门审签。招标文件内容包括投标邀请函、采购项目内容及需求、投标人须知、评标与定标及有关附件等。
  (三)招标公告。招标文件经审签后在校园网进行公告,公告期为7天。公告期结束前报名参加投标不足三家,可适当延期公告3天。自招标公告发布3天内,可接受询问和质疑。
  (四)开标、评审、公告。
  开标。投标人按规定递交投标文件,由采购职能部门进行拆封、唱标与资格性审查等。
  评审。采购职能部门根据校内评标专家管理办法,抽选评标专家组成评审小组,并组织开展评审工作。评标专家根据招标文件规定程序、标准和要求进行独立评审,完成评审报告和推荐中标候选人。
  公告。评审结束后2个工作日内按规定确定中标候选人和进行公告,公告期为3天。公告结束后将成交通知书发中标供应商,同时将招投标文件等相关材料移交给项目申请部门。
  第二十九条  开标时有效投标人不足三家的,该采购项目流标。流标的采购项目可重新进行招标或申请变更采购方式。延长报名时间和流标后重新招标有采购项目,有效投标人达到两家的,可以按规定转为校内谈判方式完成采购。有效投标人不足两家的,按流标处理。
  第三十条  校内谈判参照政府采购竞争性磋商方式按以下规定执行。校内谈判主要适用于技术复杂、性质特殊,采购项目需求与服务标准不太明确,难以确定价格和要求等具有一定特殊性的校内采购项目。
  第三十一条  校内谈判包括如下工作流程:
  (一)项目申请部门提交采购需求材料。包括采购项目需求书、立项审批和经费预算落实文件材料等。
  (二)谈判文件编制和会签。由招标采购职能部门编制谈判文件,谈判文件内容包括投标邀请函、采购项目内容及需求、投标人须知、评标与定标及有关附件等。谈判文件按规定进行会签。
  (三)公告与谈判、评审
  谈判公告。谈判文件经审签后在校园网进行公告,公告期为5天。公告期间接受投标人报名。
  谈判、报价和评审。参加谈判的有效投标人不得少于2家。若经审核参加谈判的有效投标人达6家(含)以上,则以随机的方式选择3家进行谈判。采购职能部门根据校内评标专家管理办法,抽选评标专家组成谈判小组。评标专家根据谈判文件集中与投标人逐一谈判,并形成谈判记录。谈判记录主要包括项目需求、技术与参数、服务条款等补充及变动等内容,谈判记录属于谈判文件的组成部分。谈判结束后由评标专家进行评审,投标人进行二次报价。最后完成评审报告和推荐中标候选人。
  (四)谈判结果公告。谈判结果公告时间为1天,公告结束后将成交通知书及谈判文件等材料移交给项目申请部门。
  第三十二条  校内采购项目执行单一来源采购方式的,按照《广东开放大学广东理工职业学院单一来源采购管理暂行办法》(粤开大资〔2017〕10号)规定执行。
  第三十三条  校内询价是指以公开的方式向不少于三家供应商提供同一需求,让供应商对需求进行报价比较,以“完全符合需求、价格最低中标”为原则确定供应商的一种校内采购方式。校内询价主要适用于市场竞争较充分、产品规格、参数及服务比较明确的货物和服务采购。
  第三十四条  校内询价主要包括如下工作流程:
  (一)项目申请部门提交采购需求材料。包括“需求书”、立项审批和经费预算落实文件材料等。
  (二)项目申请部门编制校内询价文件。询价文件主要包括询价邀请函、询价项目内容与要求和报价表等。
  (三)公告与询价。询价文件按规定进行会签和审批后,在校园网进行公告,公告期为5天。参加询价的供应商在规定的截止时间,按要求将询价文件与报价表密封递交采购职能部门。由采购职能部门派2名工作人员与项目申请部门派1名代表组成询价小组。经核查无误后进行拆封,在全面满足需求的条件下报价最低者确定为中标候选人。
  (四)询价结果公告。询价结果公告时间为1天。公告结束后将成交通知书及询价文件等材料移交给项目申请部门。
  第三十五条  发生以下情形之一的校内询价,作无效报价处理:
  (一)供应商资质不符合资质要求的;
  (二)报价文件不能响应项目内容与要求的;
  (三)报价金额高于项目预算的;
  (四)经查实供应商提供虚假报价的。
  第三十六条  校内询价项目经询价小组审核有效投标人不足3家,视为询价失败。询价失败后询价部门可以根据实际情况审定项目需求内容后重新询价,或按规定改变采购方式。
  第三十七条  部门自行采购是指项目申请部门对5万元(不含)以下、非由采购职能部门统一实施采购的项目,由项目申请部门按相关规定自主进行采购的方式。1万元(不含)以下、即时交割的采购项目由项目申请部门自行采购,按相关规定办理报账手续。1万元(含)以上的采购项目须经采购职能部门审批后执行,按照“部门自行采购情况表”填报和执行。
  第三十八条  部门自行采购的规程包括:采购需求调查与方案拟定、采购项目经费审批、市场调查情况和报价情况确定供应商、按规定办理合同签订和项目验收、结算等。
  第三十九条  部门自行采购应由部门自行建立采购档案、负责处理采购项目的质疑与投诉等,并接受相关职能部门的监督、检查。

第五章  质疑、投诉


  第四十条  供应商如对采购文件、采购过程、中标或成交结果等有异议,或认为损害了自身利益,可在规定的期限内以书面形式向采购职能部门提出询问或质疑。提出质疑的供应商应当是参与所质疑项目采购活动的供应商。询问或质疑应包括如下内容:
  (一)供应商的姓名或者名称、地址、邮编、联系人及联系电话;
  (二)质疑项目的名称、编号;
  (三)具体、明确的质疑事项和与质疑事项相关的请求;
  (四)事实依据;
  (五)必要的法律依据;
  (六)提出质疑的日期。
  第四十一条  参与采购项目的投标人或供应商对质疑不服,或者有证据认为招标过程存在人员违纪违规等现象,可以向学校监察部门投诉,由监察部门按相关规定受理和处理。

第六章  合同签订、验收与付款


  第四十二条  通过规定的采购方式确定供应商的,应按《广东开放大学 广东理工职业学院合同管理办法》相关规定办理合同签订。合同签订时间应按相关规定要求完成。
  第四十三条  采购项目的合同应履行验收程序,具体按照学校有关验收管理制度执行。
  第四十四条  采购项目付款依据合同约定执行。供应商在质保期间能履行保修条款及服务承诺,质保期满后由项目申请部门按规定手续办理质量保证金退回,质量保证金不计利息。

第七章  保密、监督与处理


  第四十五条  采购过程中涉及保密的信息与内容包括:
  (一)会审过程中的采购文件(含招标文件、谈判文件等)内容;
  (二)投标人(供应商)报名及参与投标的情况;
  (三)采购评审和谈判情况;
  (四)其他属于保密的事项。
  第四十六条  参与招标采购过程各环节的工作人员对涉及保密信息与内容,均应遵守保密纪律,注意保管、不得外泄。
  第四十七条  学校的采购活动必须接受监察、审计部门的监督。对有下列行为之一的人员,将按有关规定处理、处分,情节严重或者涉嫌违法行为的,移交相关部门处理:
  (一)违反政府采购、工程招标及本办法规定,规避招标和越权组织采购的;
  (二)在采购中严重违反采购工作程序和相关规定的;
  (三)违反审批权限或未经集体讨论研究,擅自以本单位名义对外签订经济合同或协议的;
  (四)泄露与采购活动有关的情况和资料,与供应商串通,干扰采购工作,损害学校利益的;
  (五)弄虚作假的;
  (六)以化整为零方式规避政府采购行为的;
  (七)其他违规行为的。
  对违反规定被列入不良信誉名单的供应商,2年内不得参加学校采购项目的竞标。情节严重或者涉嫌违法行为的,学校将按规定移交相关部门处理。

第八章  附 则


  第四十八条  本办法自发文之日起施行。本办法施行前学校所颁布的有关文件与本办法规定不一致的,按照本办法执行。《广东广播电视大学 广东理工职业学院物资(服务)采购实施办法(试行)》(粤电大资〔2009〕7号)、《广东广播电视大学 广东理工职业学院招标投标管理办法》(粤电大监〔2007〕1号)和《关于询价方式采购工作指引的通知》(粤开大资函〔2015〕3号)自本办法发布之日起废止。
  第四十九条  本办法由资产与设备管理处(招标与采购中心)负责解释。
  
 


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