规章制度

广东开放大学 广东理工职业学院采购项目档案管理暂行办法

发布者:  时间:2017-06-06 09:05:43  浏览:

粤开大资〔2017〕8号


  一、总则
  第一条  为加强学校采购项目的档案管理,有效保护及利用采购项目档案资源,根据《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)《高等学校档案工作规范》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规,结合学校采购工作实际,制定本办法。
  第二条  本办法适用于学校货物、服务等政府采购、校内采购项目档案管理。采购项目档案管理由采购职能部门负责,相关职能部门配合,接受学校档案部门管理工作指导。
  第三条  本办法所称采购档案,是指在管理、组织实施政府采购、校内采购业务活动中形成的文字材料、图纸、图表及声像资料等,包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体,是各类采购活动的原始信息记录。采购档案管理是指对上述各类采购档案进行收集、整理、移交和归档等各项活动。采购项目档案管理要做到真实、完整、系统和有效,不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。
  第四条  本办法称采购项目限指政府采购规定的货物、服务和工程类项目。由公共资源交易中心实施招标的工程建设项目,档案管理按学校基建档案管理办法和规定执行。
  二、采购档案的范围
  第五条  根据采购业务工作,采购档案的归档包括三类:
  (一)申请材料
  采购项目申请材料主要是指采购项目经费落实的各类审批材料。包括:
  1.预算内经费项目。包含采购项目的学校年度部门经费、教学与办公设备购置计划、实训室建设项目立项等文件(复印件)、校长办公会议纪要(复印件)及其他审批文件等;
  2.预算外经费项目。包括采购项目经费审批报告原件、经费来源说明原件和校长办公会议纪要(复印件)等。
  (二)采购过程材料
  采购过程材料包括政府采购与校内采购在采购业务实施过程中所形成的各类文档材料,按照不同的采购方式分别采集不同的业务档案材料,包括采购项目需求、招标(谈判)文件与会审表等(附件1)。
  (三)履约材料
  履约材料包括合同会签单、合同原件或复印件、验收表、发票、入库表等纸质材料、电子材料及扫描件。
  三、采购项目档案的收集、整理和归档
  第六条  采购项目档案根据采购项目执行不同的采购方式进行采购文件、材料的收集而形成。采购项目档案归档工作根据采购业务流转过程、参照“采购项目归档清单”(附件1)完成档案材料的收集、整理、移交及最终归档。实行以采购申请单位(部门)为主,相关职能部门相互配合的归档工作机制。
  第七条  申请单位(部门)主要负责申请材料、履约过程中文件材料的收集、扫描和保管工作。采购职能部门主要负责采购过程各类文件材料的收集、编类工作。财务部门主要按财务会计管理规定负责报账凭证等的收集工作。学校档案管理部门负责最终完成采购档案的归档、保管与提供利用。
  第八条  采购职能部门应根据岗位职责分工,对招标采购的项目应根据采购档案分类及清单,在招标和采购实施过程中对各类采购项目按照采购档案分类进行整理、分类、汇总和保管等,对各个采购项目建立初步的采购档案(档案袋)。采购职能部门负责部门采购档案的整理、编目、扫描和管理。
  第九条  根据学校合同管理办法有关规定与要求,申请单位(部门)在提请合同审签时,采购职能部门应将相关的采购档案材料(档案袋)按规定的手续移交给申请单位(部门)。申请单位(部门)在完成合同盖章时,应将已归入申请材料、采购过程材料和合同审签相关材料归入档案袋,在合同用章时移交给学校档案管理部门暂为保管,年终交申请单位(部门)整理后,移交学校档案管理部门完成采购档案的归档及管理工作。
  申请单位(部门)在合同签订后一周时间内,应将正式合同送采购职能部门扫描备存,或自行扫描后发送采购职能部门,以便协助合同履约管理。
  申请单位(部门)同是采购职能部门的,按上述要求完成采购档案的移交、归档,同时做好采购档案电子扫描件的备存与归档。
  第十条  申请单位(部门)在报账时,按财务管理规定与要求,将履约材料(包括合同、发票、验收表、入库单等)一并交给财务部门,办理报账手续。
  第十一条  采购档案的归档要做到客观真实、及时全面、整齐规范。各单位(部门)对分管职责业务工作形成的档案材料真实性、完整性负责,并做到有序、及时和全面。采购职能部门严格按照“编码规则”对采购过程有关文件材料与档案进行收集、编码、整理、扫描等。
  第十二条  各职能部门应加强对采购项目档案电子化管理,建立与纸质采购项目档案同步的采购项目电子档案。每个项目建立一个文件夹,文件夹以“编码+项目名称”(附件2)命名,如“XXJXB2017-1-001电脑采购项目”,按年度按经费来源存放。
  四、采购项目档案的利用和管理
  第十三条  采购项目档案的保管年限为15年(《政府采购法》规定,政府采购档案的管理时限至少为15年),重大采购项目的档案保管年限为永久。其中,未成交(中标)供应商投标或谈判响应文件的保管年限为1年。
  第十四条  采购项目档案在移交至档案管理部门前,应在申请单位(部门)妥善保管,原则上不得外借,确因工作需要查阅时,须提交申请,其借阅应征得单位(部门)负责人的批准,办理借阅手续。
  第十五条  采购项目档案利用者不得以任何方式改变档案的原貌,不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。
  第十六条  采购职能部门应当定期对采购项目档案进行检查,对破碎、变质的采购项目档案要及时进行复制、修复或其他技术处理,确保材料的安全完整。
  第十七条  根据学校档案管理实施办法,各单位(部门)认真做好采购档案项目材料清点、组卷工作,并按规定整理后,向学校档案管理部门移交。部分还未完成的采购项目,可根据实际情况推迟移交档案的期限。若缺少相关文件应及时追回,无法追回的须在“采购项目存档目录”(附件3中写明原因,以便日后翻查)。
  第十八条  保管期满的采购项目档案,学校应组建档案鉴定小组,逐卷审查、鉴定,提出存毁意见。对于无保存价值的档案,登记造册,并按档案管理的有关规定销毁。
  第十九条  有下列行为之一的,视情节严重程序,学校给予以适当的处理。
  (一)将应当归档的文件、资料据为己有、拒绝归档的;
  (二)对档案进行涂改、损毁、丢失等,造成档案破坏和损失的;
  (三)捏造、提供虚假档案材料的。
  (四)不按规定时限进行档案保管的。
  (五)不按规定的工作流程、档案编码等完成档案管理工作的。
  第二十条  本办法由资产与设备管理处(招标与采购中心)负责解释。本办法自公布之日起施行。
  
  附件:1.采购项目档案归档清单
           2.编码规则
           3.归档目录封面(政府采购项目、校内采购项目)
  

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